Excel testre szabása makróval

A 2007-es Excel beállításainak változtatásához először a Microsoft Office - Az Excel beállításai (Excel Options) ablakot kell kinyitnunk, majd ott megkeresni a szükséges pontot a végtelennek tűnő lehetőségek listájából. Ha már sokadszor változtatunk meg egy beállítást, például a számítási módot, vagy a nullák megjelenítését, akkor egész gyorsan megtaláljuk, de ha még ennél is elegánsabban szeretnénk megoldani, akkor feltehetjük kedvenc beállításainkat a Gyorselérési eszköztárba (Quick Access Toolbar).

Először is azonosítsuk az átállítandó paraméter nevét és lehetséges értékeit, mondjuk úgy, hogy makrórögzítés közben megváltoztatjuk őket. Például a számítási mód azonosítója és két értéke egy rögzített makróból:

    Application.Calculation = xlManual
    Application.Calculation = xlAutomatic

Azt is tudjuk, hogy legalább egy munkafüzetnek nyitva kell lennie, hogy megváltoztassuk a számítási módot. Nézzük a makrót:


Sub ToggleCalculationMode()


'megpróbálunk aktiválni egy munkalapot, és ha nem sikerül, akkor küldünk megfelelő hibaüzenetet is
Err = 0
On Error Resume Next
ActiveSheet.Activate


If Err = 91 Then
    MsgBox "Legalább egy nyitott munkafüzet szükséges a számítási mód változtatásához."
    Exit Sub
ElseIf Err > 0 Then
    MsgBox "Váratlan hiba"
    Exit Sub
Else
    'ha viszont van nyitott munkalap, akkor át tudjuk állítani a számítási módot a mostani ellenkezőjére
    On Error GoTo 0
    If Application.Calculation = xlCalculationManual Then
        Application.Calculation = xlCalculationAutomatic
    Else
       Application.Calculation = xlCalculationManual
    End If
End If
On Error GoTo 0


End Sub

Ha a makró kész, akkor már csak hozzá kell adni a Gyorselérési eszköztárhoz; válasszuk a Makrók csoportot, keressük meg a fenti makrót a listából, és adjuk hozzá a gyorsmenühöz. 

Választhatunk többet mondó ikont is:

És végül kipróbálhatjuk az új gombot:

Hasonlóképpen bármelyik Excel beállítást kihozhatjuk a gyorselérési eszköztárba.

A Google Docs FILTER függvénye

A Google Docs egyik hasznos függvénye a FILTER, ami tulajdonképpen képlet formájában csinálja ugyanazt, amit a Filtertől a menüben már megszoktunk: megadott szempont(ok) szerint lelistázza a feltételnek megfelelő eleme(ke)t.

Az alábbi példában az országok közül keresünk két feltétel alapján: Európához tartozó területe legyen nagyobb, mint 400 000 km2, és a GDP dollárbeli értéke a vásárlóerő-paritás (PPP) alapján legyen nagyobb, mint 30 000 nemzetközi dollár.

A FILTER képlet nagyon logikus: először megadjuk a szűrendő listát, aztán pedig a két feltételt. A képletet csak egy cellába kell beírni. Az Enter lenyomása után a FILTER magától leszalad addig, amíg csak szükséges. A szerkesztősorban látszik, hogy a második cellától kezdve a CONTINUE függvény biztosítja a teljes adatsor megjelenését.

Az eredeti fájl és képletek közelről, működés közben is tanulmányozhatók egy Google Docs Spreadsheetben. Próbáld meg változtatni a területi és/vagy GDP feltételt a B15 és B16 cellákban, hogy lásd, hogyan változik a lista mérete teljesen automatikusan, az E15-ös cellától indulva.

A Google Docs fantáziadús újítása: GoogleTranslate!

A Google Docs függvénylistáját átfutva az ember hajlamos azt gondolni, hogy csak egy viszonylag egyszerű online táblázatkezelővel áll szemben. Ha viszont megakad a szemünk azokon a finomságokon, ami csak egy Google-nek juthat eszébe, akkor egy új világ tárulhat ki előttünk: az Internet már nem csak annyit jelent, hogy hozzáférünk egy táblázatkezelőhöz, és el is tudjuk menteni a fájlokat. A Google Docs határozottan afelé tart, hogy az Internet minden aspektusát integrálni tudjuk a táblázatainkba, ha éppen arra van szükség.

Ennek egy igen jó példája a GoogleTranslate függvény, ami nem csak szavakkal, de egyszerűbb mondatokkal is szépen boldogul, ráadásul a forrásnyelvet is felismeri, ha rábízzuk. Végtelen lehetőségek kínálkoznak a nyelvtanulók vagy többnyelvű környezetben dolgozók számára...

Ha mélyebben érdekel ez a függvény vagy a többi "Google" újítás:
A Google Docs "Google" függvényei (angol nyelven)

Dátumok

Általában úgy kezdődik, hogy megértjük: az Excel egyetlen szép nagy számként kezeli a dátumokat, például 1985 január elseje = 31048. Ahhoz, hogy különböző év-hónap-nap sorrendű vagy éppen szöveges formátumokban láthassuk a dátumokat, meg kell formáznunk a cellát, de a cella tartalma továbbra is az a bizonyos szép nagy szám marad (szerencsére ugyanebből a tényből következően viszonylag egyszerűen tudunk dátumokat kivonni egymásból).

Akik már túl vannak az első meglepetéseken, és viszonylagos önbizalommal tekintenek a dátumokra, valószínűleg értékelni fogják, mi mindent tartogat még számukra az Excel és a dátumkezelés (és az időről még nem is beszéltünk).

Néhány képlet, ami hasznos lehet, ha dátumokkal foglalkozunk:
DATE - ha megadjuk neki az év, hónap, nap adatokat, akkor összerakja a dátumot
TODAY() - a mai nap dátumát adja vissza
YEAR - ha kap egy dátumot, kitalálja, hogy melyik évben van

És néhány képlet, ami bármilyen helyzetben hasznos lehet:
CHOOSE - az első paramétere egy sorszám, ami meghatározza, hogy az őt követő listából hányadik érték legyen a képlet értéke (a példából talán könnyebb megérteni)
TEXT - ki gondolná, szöveget csinál a számból (a példa mutatja, hogyan)
UPPER - nagybetűsre konvertálja a szöveget

Ha valaki további tippeket szeretne dátum témakörben, melegen ajánlom az egyik kedvenc oldalamat:
Chip Pearson - Worksheet Functions For Dates And Times

Adatkeresés 1. Index-Match-Small/Large kombináció

Amikor csupán annyi a dolgunk, hogy egy listában megtaláljuk a legkisebb vagy a legnagyobb értéket, általában nem jövünk zavarba, és rászabadítjuk a listára a MIN vagy a MAX függvényeket. Ha nem csak az első legkisebb értékre van szükségünk, hanem a második vagy harmadik stb. legkisebb értékre, akkor a SMALL tehet jó szolgálatot, vagy ha az x-edik legnagyobb értéket keressük, akkor a LARGE.

Amikor viszont a legkisebb vagy legnagyobb értéke(ke)t azért keressük, hogy egy másik oszlopból hozzunk vissza címkét vagy értéket, nagy segítséget jelent, ha rutinosan kezeljük az INDEX és a MATCH függvényeket is.

A MIN, MAX, SMALL vagy LARGE függvények megkeresik egy lista egy vagy több legkisebb vagy legnagyobb elemét, és ezt vagy ezeket az értékeket hozzák vissza. A MATCH megkeresi, hogy az imént visszahozott értékek hányadik helyen szerepelnek az adott listában, majd az INDEX függvény visszahozza a MATCH által kijelölt sor/oszlop és egy másik oszlop/sor metszetében található értéket.

A példa, amihez a 10 legnagyobb területű európai ország néhány adatát használtam: